Se entiende por el Componente de Información y Comunicación, los Métodos, Procesos, Canales, Medios y Acciones que, con Enfoque Sistémico y Regular, aseguren el Flujo de Información en todas las Direcciones con Calidad y Oportunidad. Esto permite cumplir con las Responsabilidades Individuales y Grupales.
4.1. Funciones y Características de la Información
La Información es resultado de las Actividades Operativas, Financieras y de Control provenientes del Interior o Exterior de la Entidad. Debe Transmitir una Situación Existente en un determinado momento reuniendo las Características de Confiabilidad, Oportunidad y Utilidad con la finalidad que el Usuario disponga de Elementos Esenciales en la Ejecución de sus Tareas Operativas o de Gestión.
4.2. Información y Responsabilidad
La Información debe permitir a los Funcionarios y Servidores Públicos cumplir con sus Obligaciones y Responsabilidades. Los Datos Pertinentes deben ser Captados, Identificados, Seleccionados, Registrados, Estructurados en Información y Comunicados en Tiempo y Forma Oportuna.
4.3. Calidad y Suficiencia de la Información
El Titular o Funcionario designado debe asegurar la Confiabilidad, Calidad, Suficiencia, Pertinencia y Oportunidad de la Información que se genere y comunique. Para ello se debe Diseñar, Evaluar e Implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda Información útil como parte del Sistema de Control Interno.
4.4. Sistemas de Información
Los Sistemas de Información Diseñados e Implementados por la Entidad constituyen un Instrumento para el establecimiento de las Estrategias Organizacionales y, por ende, para el logro de los Objetivos y las Metas. Por ello deberá ajustarse a las Características, Necesidades y Naturaleza de la Entidad. De este modo, el Sistema de Información provee la información como insumo para la Toma de Decisiones, facilitando y garantizando la Transparencia en la Rendición de Cuentas.
4.5. Flexibilidad al Cambio
Los Sistemas de Información deben ser Revisados Periódicamente, y de ser necesario, Rediseñados cuando se Detecten Deficiencias en sus Procesos y Productos. Cuando la Entidad cambie Objetivos y Metas, Estrategia, Políticas y Programas de Trabajo, entre otros, debe considerarse el Impacto en los Sistemas de Información para adoptar las acciones necesarias.
4.6. Archivo Institucional
El Titular o Funcionario designado debe establecer y aplicar Políticas y Procedimientos de Archivo adecuados para la Preservación y Conservación de los Documentos e Información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los Informes y Registros Contables, Administrativos y de Gestión, entre otros, incluyendo las Fuentes de Sustento.
4.7. Comunicación Interna
La Comunicación Interna es el Flujo de Mensajes dentro de una Red de Relaciones Interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la Estructura de la Entidad, con la finalidad de obtener un Mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios.
4.8. Comunicación Externa
La Comunicación Externa de la Entidad debe orientarse a asegurar que el Flujo de Mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la Entidad.
4.9. Canales de Comunicación
Los Canales de Comunicación son Medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la Entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la Difusión de la Información. Los Canales de Comunicación deben asegurar que la Información llegue a cada destinatario en la, Cantidad, Calidad y Oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los Procesos, Actividades y Tareas.
